3分解説!レンタル複合機の契約書と契約約款について

レンタル複合機を利用する際には、レンタル業者に対して契約書の記入と提出が必要になります。
レンタル契約は契約書の内容に基づいて行われますので、必要な情報を正しく入力することが重要になります。

また一般的には、契約書の他に、口座振替依頼書(金融機関からの引き落としを希望する場合)、契約約款、確認書類の取り交わしがなされます。

今回の記事では、レンタル複合機の契約書と、契約時に必要な書類について解説いたします。

▶目次

1、レンタル複合機納品までの導入手続き

3分解説!レンタル複合機の契約書と契約約款について
レンタル複合機の契約書について解説いたします。

契約書の記入事項

レンタル契約書の契約書は統一されているわけではありませんので、業者ごとにオリジナルのものを用いています。
したがって、契約書のフォーマットはレンタル複合機の業者ごとにさまざまです。

しかし、記入事項は大きく変わりません。一般的な、レンタル複合機の必要記入事項は以下の通りです。

(借主に関する情報)

  • 会社名(個人で利用する場合には不要。社印の捺印もあわせて必要です)
  • 担当部署、担当者名
  • 連絡先(住所、電話番号)

(複合機に関する情報)

  • 複合機の機種
  • プラン、オプション
  • 貸出期間
  • 複合機の設置場所

契約書は書面でのやり取りがなされることが多いですが、インターネット上で申し込み可能な場合もあります。
社印の捺印が省略できるので、手間が少し軽減されます。

契約に必要な確認書類

複合機をレンタルするにあたって、契約者の身分を証明する書類が必要になります。

(法人の場合)

  • 登記簿謄本もしくは印鑑証明
  • 担当者の本人確認書類(免許証やパスポートなど)

(個人の場合)

  • 本人確認書類

※レンタル複合機の貸し出し可能範囲は業者によって異なりますので、個人への貸し出しを行っていないレンタル業者もあります。

口座振替依頼書

料金の支払いは、プランに応じて銀行口座からの引き落としか、クレジットカード払い、事前振り込みなどから選択します。

中期的・長期的に利用する場合には、引き落としの銀行口座を設定しておくと便利です。

その際には、金融機関に提出する口座振替依頼書を提出する必要があります。口座振替依頼書には、銀行口座の情報の記入と、金融機関届出印の捺印が必要になります。

2、レンタル利用約款について

3分解説!レンタル複合機の契約書と契約約款について
レンタル利用約款は、レンタル複合機の契約において最も重要ともいえます。
一般的にレンタル利用約款に書かれているのは、以下の事柄です。

総則

レンタル契約全般についての、基本的な取り決めについて書かれています。

  • レンタル契約を取り交わすこと
  • 申込書に記載した期間の開始日に業者は複合機を設置し、終了日に利用者は返却の手続きを取ること
  • プランにしたがって、決められた期日までに料金を支払うこと

一般的な契約の内容に沿って書かれているので、特に特殊な事柄は書かれていないことがほとんどです。

担保・保険

「担保・保険」の項目では、複合機に不具合や不調、希望する機能が付いていなかった、などのトラブルが生じた際の取り決めが記されています。また、レンタル期間中は、複合機の簡易損害保険を契約することが必須になっているケースもあります。

一般的には、レンタル業者はレンタル複合機が正常に作動することを保証しており、自然に故障した場合には業者の判断にて修理対応を行います。

ただし、レンタル業者が保証しているのは、複合機が正常に作動することに対してです。利用者の用途に見合った作動がすることまでは保証していませんので、思っていたよりも印刷速度が遅いとか、カラーコピーできると思って契約したのにモノクロにしか対応していなかった、というクレームに対しては、よほどレンタル業者に過失がない限りは対応の範囲外になります。

禁止事項

主な禁止事項については以下のものがあります。

  • レンタル複合機を無断で又貸しすること
  • レンタル複合機を業者に無断で設置場所とは異なる場所に移動すること
  • レンタル複合機を改造・分解すること

契約の解除・違約金について

相手に落ち度がないにもかかわらず、契約が履行されない時のために解除条項が定められています。

解除が認められる主なケースは以下の通りです。

  • レンタル料金が滞納されたとき
  • レンタル複合機が決められた納期に納品されなかったとき
  • レンタル事業者あるいは利用者が倒産、解散してしまったとき
  • 申込書の内容に虚偽があった時

これらの事項により解除がなされるとき、契約書に記載がある場合には違約金が発生する場合があります。

3、まとめ

今回の記事では、レンタル複合機の契約書に関して紹介しました。

契約時にかわす書類としては、契約書とレンタル利用約款があります。契約書や約款の内容は、業者ごとにオリジナルのものが使用されています。おおむね、内容は似通っていますが、特に費用や保険、担保の範囲が関係する部分については細かく目を通しておくと良いでしょう。

書面での取り交わしが一般的ですが、インターネットで契約が可能な場合もあります。

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