3分解説!レンタル複合機の導入手続きと注意点について

レンタル複合機を導入する際には、いくつかのプロセスが必要です。

納品までには、業者やプラン、機種、納期などさまざまなことを決定し、契約書を取り交わさなければなりません。

そこで、今回の記事では、レンタル複合機の納品までの流れについて解説いたします。この記事を参考に、失敗のないようにレンタル複合機の導入を進めていただければ幸いです。

▶目次

1、レンタル複合機納品までの導入手続き

3分解説!レンタル複合機の導入手続きと注意点について
レンタル複合機の納品までの導入手続きについて解説します。
複合機には、業種も機種もプランもさまざまです。

複合機の導入の必要性について検討する

まずは、複合機の導入の必要性の有無について慎重に検討しましょう。

複合機は、中小企業でも8割以上が導入済ですので、ビジネスにおいて非常に重要な役割を果たすものですし、導入するのが当然とみられる向きもあります。しかしながら、インターネットFAXやメールでの対応など、複合機を使わなくてもできる通信手段も登場し始めています。

また、複合機を導入する際には、月間のコピー枚数はどのくらいになるか、どの程度の印刷速度が必要か、必要になるのはどんな機能か、導入する場合の設置場所はどこにするか?といったことを想定することが、失敗しないための重要なポイントです。

複合機の契約方法を検討する

複合機を導入することが決まったら、複合機の契約方法について検討しましょう。

複合機には、新品の購入、中古品の購入、リース契約、レンタル契約と4つの契約方法があります。用途や、複合機を利用する期間、印刷枚数などによってどの契約方法が適しているかが変わってきます。

複合機の業者を選定する

複合機を購入する契約方法が確定したら、業者の選定に入ります。
複合機の業者には、対応可能エリアが決まっていますので、業者ごとの対応可能エリアの中から選定しましょう。

対応エリアに入っている場合でも、業者の拠点から距離が離れていると、修理やメンテナンスを依頼した際に作業員の方が到着するまでに時間が発生してしまうかも知れません。業者を選定する際に、特にオフィスと業者との距離が離れている場合には、修理を依頼した際に何分ほどで駆けつけてもらえるか確認しておくと良いでしょう。

機種・プランを選定する

業者が確定したら、機種やプランを選定します。

レンタル用複合機の場合、借りられる機種が業者のもっている在庫の機種に限られまます。
どうしても、機種やプランに満足できない場合は、再度一つ戻って業者の選定からやり直す必要が生じます。

また、プランについても、レンタルの場合はそれほど細かく分かれているわけではありません。
他者のプランなどと比較して、保証の内容(トナー交換が有料か無料化、サービスの内容は?)について比べてみましょう。月額が安く見える場合でも、1枚当たりのプリンター料金が高かったり、修理・保守の対象範囲が狭かったりする場合もありますので、注意してください。

納期を決める

機種やプランが確定したら、納期を決定しましょう。
レンタル複合機は、最短で契約の数日後には納品が可能という、非常に手軽なサービスです。

複合機の導入を急がれている際には、これらの作業を手早く済ませて、1日でも早く納品してもらえるようにしましょう。

契約書を記入する

契約内容がすべて確定したら、内容に間違いがないように、契約書に記載します。
リース契約などと異なり、レンタルの場合には比較的簡単に契約のキャンセルできますが、導入設置費など初期費用としてかかる費用もありますので、食い違いの内容に慎重に進めましょう。

契約にあたって、法人の場合は登記簿謄本や印鑑証明+契約者の身分証明書が必要になることが一般的です。これに加えて、月々の料金を銀行口座から引き落としたいときには、銀行印や口座引き落としの申込書の記入、提出も必要になります。

また、「保証金」などの名目で、月々のレンタル料金とは別に初期費用が発生する場合もあります。

2、レンタル複合機の導入の注意点

3分解説!レンタル複合機の導入手続きと注意点について
レンタル複合機の導入当日の注意点についてご案内します。

導入当日の作業について

レンタルの場合に限ったことではありませんが、レンタル複合機を導入する際には大掛かりな導入作業が必要になります。

あらかじめスペースを確保しておき、スタッフの動線や作業当日の対応方法など検討しておきましょう。

用途やプランの検討は慎重に

無事にコピー機が導入されたとしても、例えばA3サイズのコピーをしたいのに複合機が対応していない、必要としている以上にハイスペックな機種を選んだためにコストが高くついてしまう、コピー枚数が少ないことを想定したプランにもかかわらず大量にコピーを使用してしまい、プランが見合っていない、などの失敗が生じる場合があります。

こういったミスマッチを防ぐためには、導入前に用途やプランの検討を慎重に行いましょう。

業者やプラン選定の際には同じ条件で比較検討を

レンタル複合機の業者やプランを選定する際には、できるだけ同じ条件、近い条件でプランやサービスを比較検討しましょう。
複合機のスペックやプランの内容が大きく異なっている際には、プランの比較検討が難しくなります。

特に、保守サービスについて検討する際には、慎重な判断が必要です。
数日間の短期でのレンタルの場合にはさておき、一定期間複合機をレンタルする場合は故障のリスクもありますし、部品の交換が必要なケースも生じることでしょう。

レンタル複合機の場合は、メーカーの保守サービスではなく、レンタル業者の保守サービスに対応を依頼することになります。専門知識に長けて、技術力のスタッフのいるレンタル複合機業者と契約することは安心感につながります。

3、まとめ

今回の記事では複合機導入までの流れと、導入時の注意点について紹介しました。

複合機を導入するには、業者、機種、プラン、納期などさまざまな内容を検討していくことが必要になります。複合機導入の際に失敗しないためには、できるだけ同じ条件で複数のレンタル複合機業者やプランを比較検討することです。そのためには、自社の用途や使用頻度について、あらかじめ想定しておく必要があります。

複合機導入の参考にしていただければ幸いです。

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