レンタル複合機を利用するメリットと活用法とは

レンタル複合機をご存知でしょうか?

複合機の導入方法としては、従来は、新品購入、中古品購入、リース契約が中心でしたが、より小回りの利く導入方法としてレンタルを利用されるケースも増えてきています。

今回の記事では、複合機レンタルについて、メリットを中心に紹介いたします。

▶目次

1、レンタル複合機のメリットとは

レンタル複合機を利用するメリットと活用法とは
複合機のFAXをPDF化することのメリットについて紹介します。

レンタル複合機とは

レンタル複合機とは、その名前の通り複合機をレンタルして利用できるサービスのことです。

複合機は、多機能なため、新品の場合はもちろん中古品を購入する場合にもそれなりの費用が掛かります。ある程度長期的な利用を検討する場合にはリース契約という選択肢もありますが、リース契約は途中での解約ができないというデメリットもあります。

FAXの送受信や、印刷機能など、複合機はビジネスには欠かせません。そこで、短期間でも複合機を気軽に利用できるサービスとして、レンタル複合機サービスがあります。

レンタル複合機のメリット

レンタル複合機の主なメリットは、以下の通りです。

  • 複合機を短期間利用する際に、必要な期間だけの料金負担で済むので、安く利用することができる
  • レンタル業者に在庫があれば、比較的早く納品が可能
  • 保守やメンテナンスが利用料に含まれているため、費用の計算がしやすい
  • 契約時に審査が必要ない

集約すると、短期間から気軽に利用したいオフィスや個人事業主の方にとっては非常にメリットのあるサービスといえるかと思います。

レンタル複合機のデメリット

一方、レンタル複合機を利用する際のデメリットとなる部分についてはどのようなものがあるでしょうか。
主なものをあげたいと思います。

  • レンタル複合機の機種は、レンタル業者にある在庫の中からしか選べないので、機種が限定される
  • 上記の事情により、機種のほとんどは中古品
  • 短期間で借りた場合は割安になるが、長期で利用する場合には新品購入やリース契約よりも割高になることが多い

これらのメリットとデメリットを踏まえたうえで、購入、リース、レンタルのいずれを選択するべきかを検討していきましょう。

2、レンタル複合機のメリットを活用するための工夫

レンタル複合機を利用するメリットと活用法とは
レンタル複合機のメリットを最大限活用するためには、以下のことを参考にしていただくと良いかと思います。

レンタル業者を選定する

レンタル複合機はさまざまな業者からサービスが展開されています。

業者によってレンタル料金や、在庫の機種のラインナップ、保守内容、利用可能期間など条件が異なります。基本的には安くて在庫の品ぞろえが豊富な業者であれば間違いないかと思いますが、希望の機種を在庫で持っている業者、担当者が細かく要望を聞いてくれる業者、比較的新しい機種が揃っている業者など要望にマッチした業者と契約すると良いでしょう。

利用の規約を丁寧に確認する

レンタル複合機を利用する際には、月額や複合機の機種だけでなく、規約を丁寧に確認しましょう。

最低利用期間、搬出入の費用や作業負担、故障・不調時の対応方法、最短での納期など業者によってまちまちです。一つの目安として、幅広い地域で展開し多くのレンタル、販売実績がある業者からレンタルした方がサービスの面でも安心して利用できるのではないかと思います。

自社の展望を考える

レンタル複合機は短期であればメリットの大きなサービスですが、長期的に考えた場合にはメリットは少なくなるどころか逆に割高になってしまいます。

自社のこれからの展開や、複合機の必要性を中期的に考えることで、中期的・長期的なコスト削減につながります。

3、まとめ

複合機レンタルについて、メリットを中心に紹介しました。

最大のメリットは、短期間で利用する際に安く借りられるということです。逆に、利用方法や利用期間によっては割高になることもありますので、自社の状況やレンタル会社のサービス内容を丁寧に確認したうえで導入を検討しましょう。

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