3分解説!レンタル複合機のセキュリティ脅威と対策

オフィスで使用する複合機は、機密書類や個人情報を含む書類などの重要なデータを取り扱います。
最近の複合機はインターネットなどのネットワークにつなげて利用していることもあり、複合機から情報が盗み取られたり、漏えいさせてしまったりといったセキュリティ脅威が取りざたされています。

レンタル複合機でも、こういった脅威は同様に存在します。レンタル複合機の場合には、レンタル期間が終了後に、他社で利用されることになる可能性が高いので、さらに慎重になる必要があります。今回はレンタル複合機のセキュリティ脅威とその対策について案内いたします。

▶目次

1、複合機のセキュリティ脅威とは

3分解説!レンタル複合機のセキュリティ脅威と対策
複合機のセキュリティ脅威と対策についてご紹介します。

情報漏えいが生じる場面

主に以下の場面で、複合機から情報漏えいが発生します。

(オフィスの外部からの犯行)

  • ネットワークからの不正アクセス
  • 電話回線からの不正アクセス

(情報持ち出し)

  • 複合機内部の記憶媒体からの情報持ち出し
  • 出力紙からの情報流出

(うっかりミスによる情報漏えい)

  • FAX誤送信
  • 重要書類がコピーの際に他の書類に混ざってしまう

外部からの犯行の対策

外部からの犯行を防ぐためには、インターネット回線や電話回線にセキュリティ対策を施すしかありません。逆に言えば、セキュリティ対策が脆弱な環境で複合機を利用する際には、機密情報や個人情報を含んだ書類を取り扱うことは非常に危険です。

また、複合機は新しい機種、高機能な機種ほど、外部からの侵入に対しての対策が施されています。IPアドレスのフィルタリングやデータの暗号化通信などの対策が取られていますので、取扱説明書などで確認しましょう。

情報持ち出しに対する対策

情報持ち出しは、オフィスの内部に悪意のあるスタッフが存在する場合や犯人がオフィス内に侵入した場合に起こります。

流出を防ぐためには、地道な対策にはなりますが、

  • 必要な書類以外は印刷、FAXしないことを徹底すること
  • スタッフごとにICカードでユーザー認証を行い、誰がいつ何をコピー、印刷したのかを追跡できるようにしておくこと

などが効果的です。

また、複合機内部にはアドレス帳やFAXの通信履歴を保存するための記憶媒体が搭載されています。コピーやFAXをする際にも、記憶媒体に一時的にデータが保存されており、記憶媒体が持ち出されることによって情報漏えいにつながってしまうことがあります。

最近の機種では、記憶媒体のデータがすぐに削除されるようになっていたり、情報が取り出せない仕様になっていたりするなど、複合機での対策も取られていますが、万全とは言えませんので情報の取扱いに関するルールを徹底することが最善の対策となります。

うっかりミスによる情報漏えい対策

3分解説!レンタル複合機のセキュリティ脅威と対策
うっかりミスによる情報漏えいを防ぐには、以下の方法が効果的です。

  • 複合機からFAX送信する際には、電話帳を利用し、電話番号を直接入力しない
  • FAXの送信後に送信履歴を確認し、宛先に間違いがないことを確認するようルール決めをする
  • 出力用紙をため込まないように、こまめに複合機の周囲を整理する

2、レンタル複合機ならではのセキュリティ対策

レンタル複合機ならではのリスクと対策についてご案内します。

返却時にはデータを消去する

レンタル複合機は、返却後すぐに別のユーザーに利用される可能性があります。

データのリセットは、通常はレンタル業者が行いますが、万が一リセットされなかった場合には複合機の内部にスキャンデータやFAX送受信のデータ、電話帳データなどが残ってしまうケースがあります。必ず、返却前にはご自身でリセットを行いましょう。

機種を選ぶ際に注意を

レンタル複合機は、中古の機種になるので、特に値段が安いものほど古い機種である可能性があります。
古い機種の場合、新機種に比べると複合機としてのセキュリティ対策が弱い部分があります。用途によっては、契約を結ぶ際に、セキュリティ面にも注目して機種を選択してください。

3、まとめ

今回は、レンタル複合機のセキュリティ面について解説しました。

複合機はインターネットをはじめとしたネットワークに接続することにより利便性が向上していますが、その反面セキュリティリスクについては高まっています。新機種の場合には、複合機内部のセキュリティ対策も強化されていますが、レンタル複合機は旧機種が中心となっているので、よりユーザー側での注意が重要とされるでしょう。

また、悪意の有無にかかわらず、最も多いのは内部からの情報漏えいです。利用にあたってのルール作りと、使い方の徹底をしてください。

レンタル複合機を返却する前には、必ず情報をすべて削除することを徹底してください。

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